unri.ac.id Sebagai upaya untuk pemantapan tata kelola bagi pengelola arsip di lingkungan Universitas Riau (UNRI), Subbagian Hukum Tata Laksana (HTL) UNRI mengadakan pelatihan tata naskah dinas di lingkungan Unri, Selasa (23/4/2019) di aula Siak Sri Indrapura Lantai IV Gedung Rektorat kampus Bina Widaya Unri.
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi Unri, Prof Dr Ir Syaiful Bahri MSi, mewakili Rektor Unri, menyampaikan kegiatan sosialisasi ini merupakan wujud dari realisasi Peraturan Menteri Riset Pendidikan Tinggi (Permenristekdikti) nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kemenristek.
“Unri selama ini telah menjalankan sistem kearsipan sesuai dengan Peraturan Menteri dan Peraturan Rektor yang berlaku. Terbitnya Permenristekdikti yang baru ini, maka Unri juga akan melakukan peneyesuaian dalam sistem kearsipan yang dilaksanakan di lingkungan perguruan tinggi,” ujarnya.
Pada paparan materi yang disampaikan Nani Suryani SE MIA, menjelaskan bahwa arsip tak hanya dalam bentuk kertas, file dan juga audio visual. “Masing-masing berbeda perlakuan dan penyimpanannya. Untuk memudahkan pengarsipan bisa dengan cara membuat folder dengan fokus tertentu. Sehingga akan memudahkan pencarian.”
“Misalkan dengan cara memasukkan dalam plastik dan diberi nomor, daftar isi folder apa saja sebaiknya disimpan agar mempermudah pencarian,” jelasnya.
Lebih lanjut, Nani, menyarankan agar semua tidak menumpuk di pusat arsip, sebaiknya di unit kerja juga melakukan fungsi kearsipan. Arsip-arsip khusus juga perlu diperhatikan misalnya arsip vital yang antara lain berisi ijazah, SK pendirian Perguruan Tinggi, data pegawai atau mahasiswa, dan lain-lain. Sedangkan arsip aktif adalah arsip yang kerap dipakai. “Jika kearsipan Unri bagus, maka akan memberi nilai bagus pada kelembagaanya.”
“Jadi mengelola arsip itu tidak bisa main-main karena banyak melindungi dokumen. Setelah adanya Permenristekdikti yang baru dan sosialisasi kearsipan tersebut, maka akan ada perubahan dan perbaikan dalam sistem kearsipan di Perguruan tinggi,” ujar Nani.
Disamping sosialisasi ini sekaligus juga dilakukan bimbingan teknis (Bimtek) mengenai tata naskah dinas sesuai Permen Ristekdikti no 78 tahun 2017 dan Permenristekdikti nomor 23 tahun 2018.
Nani, menjelaskan penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Maka dari itu, dikatakannya susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik dan penilaian arsip.
“Tata naskah dinas ini merupakan pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi dan penyimpananya serta media yang digunakan dalam kedinasan,” jelasnya.
Ia menekankan untuk memperhatikan mengenai pemberian nomor untuk setiap tahun takwin dengan nomor 1 tidak diberi angka 0 sebelumnya, nomor naskah dinas standar operational prosedur disesuaikan dengan jenis naskah dinas arahan yang digunakan kemudian nomor naskah dinas menteri, notula, laporan dan telaah staf disesuaikan dengan surat pengantar.
Kegiatan pelatihan ini dihadiri oleh peserta yang terdiri dari Kasubbag, pengelola arsip di Fakultas, unit, lembaga yang ada di lingkungan Unri. (wendi. foto: rojer) ***
