Pentingnya Memahami Bidang Kearsipan untuk Menunjang Pengelolaan Administrasi Institusi

unri.ac.id Arsip pada sebuah instansi merupakan satu hal yang sangat penting dalam pertanggung jawaban suatu kegiatan administrasi pengelolaan birokrasi. Seiring berjalan waktu, akan semakin banyak pula data-data, berkas, maupun naskah-naskah yang terkumpul serta disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Berdasarkan kondisi inilah diperlukan pengelolaan arsip secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.

“Karena aktifitas pengelolaan kearsipan ini penting, Universitas Riau (Unri) mengutus tiga orang staf Tata Usaha (TU) untuk mengikuti pelatihan kearsipan yang diselenggarakan oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) di Kota Padang, Sumatera Barat, dari tanggal 19-24 Maret 2018 lalu,” demikian disampaikan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha UNRI, Taufik Hidayat SSos saat membuka kegiatan.

IMG_7430

Sumber : HUMAS Universitas Riau

“Tidak hanya sampai disitu, staf yang telah mengikuti pelatihan selama satu minggu ini kita minta untuk mempresentasikan hasil dari pelatihan tersebut serta membagikan ilmunya kepada staf TU yang lain, sehingga ilmu yang didapat selama pelatihan benar-benar bisa diterapkan pada unit masing-masing khususnya dalam pengelolaan kearsipan ini,” ujar Taufik.

Staf yang mengikuti pelatihan ini adalah Rahmi Silfianita AMd, Yusmadi, dan Muhammad Rahman. Pada sesi pemaparan, staf yang telah memperoleh bekal dari pelatihan tersebut, menyampaikan materi yang telah diperoleh pada saat pelatihan kepada sejumlah staf TU Rektorat UNRI pada, Rabu (28/3) di Ruang DPH lantai IV Gedung Rektorat UNRI.

IMG_7367

Sumber : HUMAS Universitas Riau

IMG_7413

Sumber : HUMAS Universitas Riau

Rahmi, saat memaparkan materi di hadapan peserta lainnya menyampaikan apresiasinya kepada UNRI yang telah menugaskan mereka dalam pelatihan kearsipan ini. “Banyak sekali ilmu yang kita dapatkan, dari pelatihan tersebut kita juga merasa bahwa kearsipan di UNRI saat ini perlu upaya penyempurnaan melalui kegiatan evaluasi secara bertahap.”

“Pengelolaan arsip dinamis, dimana arsip ini merupakan rekaman kegiatan yang masih digunakan sebagai berkas kerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi, sehingga harus dikelola dengan baik dan sistematis. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan lengkap meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Olehkarenanya, secara bertahap arsip dinamis yang ada di tempat kita bekerja, perlu mendapat perhatian kembali agar lebih tertata dan sistematis sesuai dengan kaedah kearsipan yang berlaku,” jelas rahmi. (mukmin.foto:rizki) ***