Dokumen Universitas Riau memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang keberlangsungan tata kelola pendidikan tinggi. Dokumen tidak hanya berfungsi sebagai bukti legal dan formal atas setiap keputusan, kebijakan, maupun kegiatan, tetapi juga menjadi pedoman yang memastikan seluruh proses akademik dan administratif berjalan tertib, seragam, dan terarah. Keberadaan dokumen turut mendukung akuntabilitas serta transparansi universitas dalam mewujudkan tata kelola yang baik, sekaligus menjadi arsip sejarah yang merekam perjalanan, identitas, dan capaian Universitas Riau dari masa ke masa. Lebih jauh, dokumen juga menjadi instrumen penting dalam proses akreditasi, penilaian mutu, serta pengakuan eksternal, baik di tingkat nasional maupun internasional. Selain itu, dokumen universitas memegang peranan vital dalam pelayanan akademik maupun non-akademik, seperti ijazah, transkrip nilai, surat keputusan, hingga dokumen digital berbasis sistem, yang menjadi sarana utama bagi mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, maupun pihak eksternal. Dengan demikian, keberadaan dokumen merupakan fondasi yang mendukung legalitas, akuntabilitas, mutu, dan keberlanjutan Universitas Riau.
